Pengertian Surat

 

 

Pengertian Surat

    Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik Pemerintah maupun Swasta dalam pengurusan ketatausahaannya mengatur pelaksanaan administrasi agar berjalan dengan baik dan lancar serta dapat memberikan manfaat yang dibutuhkan.

     Tata usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan dokumen, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi (The Liang Gie 1983, 13).

     Salah satu tugas tata usaha dari pengertian di atas berkaitan dengan keterangan, surat-menyurat, dan warkat-warkat. Oleh karena itu tata usaha sering disebut sebagai pekerjaan tulis menulis maka tercipta warkat yang kemudian terkumpul menjadi arsip. Prosedur Pengelolaan Surat perlu ditetapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber daya atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi adalah secara maksimal.

1.1. Berikut adalah pengertian surat menurut beberapa ahli :

      1. Menurut Wilfridus Joseph Sabarija Poerwadarminta

Dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah yang bertuliskan atau alat untuk menyampaikan sesuatu maksud secara tertulis.

     2. Menurut Drs. Engel Bertus Martono

Menyatakan bahwa surat hanyalah secarik kertas bertuliskan berita, namun berperan sebagai piranti (sarana) komunikasi individu atau kelompok.

    3. Menurut Drs. H. Suhanda Panji

Menyatakan surat adalah sehelai kertas atau lebih yang membuat suatu bahan komunikasi yang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain, baik atas nama pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor.

1.2. Berikut adalah pengertian surat masuk dan surat keluar :

     1. Pengertian surat masuk

Surat masuk adalah semua tulisan dinas atau surat pribadi yang diterima instansi/pihak lain untuk disampaikan kepada pejabat yang tercantum pada alamat, baik yang tercantum pada sampul maupun pada tulisan dinas itu sendiri.Untuk memudahkan pengawasan dan pengendaliannya, penerimaan surat masuk hendaknya dipusatkan di sekretariat atau di bagian lain yang di beri wewenang melaksanakan tugas tersebut.

    2. Pengertian surat keluar

Surat keluar adalah semua tulisan yang dikirimkan kepada pejabat diluar instansi sendiri sesuai dengan alamat yang dicantum pada tulisan dinas atau pada sampulnya.

Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut.

Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi)dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.

 

 

About these ads

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s